Verhoging van de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR) 2020

Actualiteit | 30 juni 2020

De werkkostenregeling (WKR) is verplicht voor alle werkgevers. Met de WKR kunt u een deel van uw totale fiscale loon (de vrije ruimte) onbelast besteden aan bijvoorbeeld reiskosten, telefoons of computers voor uw werknemers.

Hoe werkt de WKR?

Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt u geen loonbelasting. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing. U hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw te betalen of bijdrage Zvw in te houden.

Corona-crisis en WKR

De staatsecretaris heeft op 18 juni het geactualiseerde besluit  ‘Fiscale tegemoetkomingen naar aanleiding van de corona-crisis’ gepubliceerd. De belangrijkste aandachtspunten voor de WKR en overige aandachtspunten worden hieronder kort toegelicht.

1. verhoging vrije ruimte van 1,7% naar 3% tot €400.000

De vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met €400.000 wordt in 2020 verhoogd van 1,7% naar 3%. Hier mee kunt u, als u daarvoor de financiële ruimte heeft, uw werknemers in de corona-crisis extra tegemoet komen. U kunt uw werknemers extra belonen dankzij een ruimere WKR. U kunt vanaf 2020 tot €7.200 hogere onbelaste vergoedingen geven aan uw personeel.

U mag ook iets vergoeden waar uw werknemers privé voordeel van kunnen hebben. Bijvoorbeeld een sportabonnement of vergoeding voor extra gemaakte kosten ten aanzien van het thuiswerken.

In 2019 mocht u onbelaste vergoedingen geven tot 1,2% van de loonsom (het loon van alle medewerkers samen). Dit is de vrije ruimte. Deze vrije ruimte is op 1 januari 2020 met 0,5 procentpunt verhoogd tot 1,7% over de eerste €400.000 van de loonsom en vanwege de corona-crisis in april 2020 verhoogd tot 3%. Voor het bedrag boven €400.000 blijft het oude percentage van 1,2% gelden.

2. Kantoorruimte thuis is geen werkplek

Een kantoorruimte thuis is geen werkplek. Dit betekent dat voorzieningen voor het thuiskantoor, alleen belastingvrij (indien er geen vrije ruimte over is) zijn indien er een speciale regeling van toepassing is (denk daaraan de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en internetkosten thuis, de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen en de gerichte vrijstelling voor hulpmiddelen). Onder meer de nihilwaardering voor werkplekvoorziening geldt niet. Dit kan in de praktijk inhouden dat bijvoorbeeld papier of cartridges voor de thuisprinter alleen onbelast kan worden verstrekt ten laste van de vrije ruimte, terwijl de werknemer niet op zijn gewone werkplek terecht kan.

Houd er dus rekening mee dat indien een werkgever vergoedingen doet die niet onder de gerichte vrijstelling van het noodzakelijkheidscriterium of voor arbovoorzieningen vallen, dat deze vergoedingen aangewezen moeten worden als eindheffingsloon en ten laste gaan van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Aandachtspunt: let op bij het aanwijzen ten laste van de vrije ruimte op de gebruikelijkheidstoets

3. Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer kan onbelast worden doorbetaald

Werkgevers kunnen een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer onbelast uitbetalen voor zover die vergoeding niet meer bedraagt dan €0,19 per kilometer. Vaste reiskostenvergoedingen kunnen worden vastgesteld volgens de zogenaamde praktische regeling. Bij een verwachte afwezigheid van langer dan 6 weken, kan de vaste reiskostenvergoeding in de daaropvolgende maand niet langer onbelast worden uitbetaald.

De staatssecretaris acht dit ongewenst en keurt om die reden het volgende goed: dat een werkgever – gedurende de werking van dit besluit – geen gevolgen verbindt aan een verandering in het reispatroon van de werknemer. Voorgaande betekent dat – indien de werkgever de vaste reiskostenvergoeding (die voldoet aan de fiscale voorwaarden) doorbetaald – die vergoeding zijn onbelaste karakter behoudt.

4. Openbaar vervoer

Voor het ter beschikking stellen van een ov-abonnement geldt een nihilwaardering als de werknemer het ov-abonnement (ook) gebruikt voor reizen voor het werk. Daarvan is volgens het handboek loonheffingen (kort gezegd) sprake als de werknemer het ov-abonnement doorgaans op ten minste 10% van de werkdagen in het loontijdvak gebruikt voor zakelijk reizen. Normale onderbrekingen, zoals een korte periode van ziekte of verlof, hebben geen invloed op het voldoen aan de voorwaarde. Het thuiswerken als gevolg van de  Coronacrisis valt niet onder normale onderbreking, wat kan inhouden dat de OV reiskosten niet langer onbelast kunnen worden uitbetaald.

De staatssecretaris acht dit ongewenst en keurt om die reden het volgende goed: dat een werkgever – gedurende de werking van dit besluit – geen LH gevolgen verbindt aan een verandering in het reispatroon van de werknemer. Voorgaande betekent dat – indien de werkgever de vaste reiskostenvergoeding (die voldoet aan de fiscale voorwaarden) doorbetaald – die vergoeding zijn onbelaste karakter behoudt.

5. Overige vaste kostenvergoedingen

Indien de werknemer een vaste (on)kostenvergoeding ontvangt en (bijna) volledig thuis werkt vanwege het coronavirus, hoeft de werkgever de vaste vergoeding niet aan te passen. Zolang de crisismaatregelen gelden, mag de werkgever uitgaan van de feiten waarop de vaste kostenvergoeding was gebaseerd. De voorwaarde is wel dat het recht op de vaste vergoeding vaststond op uiterlijk 12 maart 2020.

Let op! Deze goedkeuring geldt niet voor de vergoeding van extraterritoriale kosten op grond van de zogeheten 30% regeling.

6. Mondkapjes

Werkgevers mogen de kosten van een mondkapjes die werknemers per 1 juni 2020 moeten dragen in het openbaar vervoer onbelast vergoeden. Dit is een gerichte vrijstelling.

7. Bijtelling maaltijden in bedrijfskantine

Wij adviseren om de bijtelling voor in een bedrijfskantine genoten maaltijden stop te zetten, indien de werknemers vanwege het thuiswerken hier geen gebruik van maken.

Andere WKR verruimingen per 1-1-2020

Fiets van de zaak

Per 1 januari 2020 is er een alternatief voor het fietsplan, namelijk de fiets van de zaak. De werkgever kan net als bij auto’s een fiets ter beschikking stellen aan de werknemers. Hiervoor geldt dan een forfaitaire bijtelling (loon in natura) van 7% van de (catalogus)waarde van de fiets, ongeacht het aantal (privé) kilometers.

Voor de fiets van de zaak hoeft vanaf 2020 dan ook geen kilometeradministratie te worden bijgehouden.

De forfaitaire waarderingsregel geldt overigens niet voor bij de fiets aangeschafte accessoires die niet in de catalogusprijs zijn opgenomen (zoals fietstassen, regenpakken etc.). Hiervoor gelden de normale waarderingsregels voor loon in natura. Op dit moment zijn er geen wettelijke belemmeringen bekend om het loonvoordeel van de ter beschikking gestelde fiets aan te wijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.

Indien de werknemer gebruik maakt van de fiets van de zaak voor het woon-werk verkeer, dan heeft de werknemer géén recht op een onbelaste kilometervergoeding voor de gemaakte kilometers.

Vrijstelling voor de Verklaring omtrent gedrag (VOG)

Bepaalde vergoedingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Deze vallen onder de ‘gerichte vrijstellingen’. Op 1 januari 2020 is er een gerichte vrijstelling bijgekomen: de kosten van een aanvraag voor een verklaring omtrent gedrag (VOG).

Afrekening mag later

Vergoedt of verstrekt u meer dan het bedrag van de vrije ruimte? Dan betaalt u over dat gedeelte belasting. Voortaan mag u dit later afrekenen: uiterlijk bij de aangifte over het tweede aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar in plaats van het eerste aangiftetijdvak.

Voor meer gedetailleerde informatie omtrent de WKR verwijzen wij u naar ons whitepaper Werkkostenregeling WKR 2020.

Vragen / hulp nodig?

Mocht u vragen hebben of geïnteresseerd zijn in onze WKR spreadsheet 2020, om ‘in control’ te zijn en uw werkkosten dagelijks te kunnen monitoren neem gerust contact met ons op.

Auteur

Nico Vlug